Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Wsparcie administracyjne










Platformy i systemy pracownicze

Aby zalogować się do następujących systemów:

należy korzystać z sieci wewnętrznej Uczelni. Oznacza to dostęp z komputera podłączonego przewodowo do sieci w budynku Uczelni lub bezprzewodowo – poprzez sieć Eduroam.

W przypadku logowania spoza sieci uczelnianej konieczne jest wirtualne połączenie z siecią Uczelni przy użyciu oprogramowania VPN UW (dostępnego na stronie: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiInternetVPN/).

Należy pamiętać, że połączenie VPN musi obejmować cały komputer, a nie jedynie przeglądarkę internetową.

Portal SAP Fiori

Dane dostępowe do systemu SAP Fiori znajdują się na stronie mojekonto.uw.edu.pl, dostępnje po zalogowaniu się, w zakładce „SAP”.

Portal SAP Fiori umożliwia składanie wniosków o urlopy i zwolnienia w formie elektronicznej. Za jego pośrednictwem można wnioskować o:

  • urlop wypoczynkowy,
  • urlop „na żądanie”,
  • urlop okolicznościowy,
  • urlop opiekuńczy,
  • zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do lat 14 (w dniach lub godzinach),
  • zwolnienie z tytułu siły wyższej (liczone w dniach lub godzinach).

Dodatkowo portal umożliwia składanie wniosków o okazjonalną pracę zdalną.

W przypadku pozostałych nieobecności proces wnioskowania i ich udzielania odbywa się nadal w dotychczasowej formie, tj. z wykorzystaniem wniosków papierowych.

Ponadto w zakładce „Wnioski pracownicze” możliwe jest:

  • zaktualizowanie rachunku bankowego,
  • złożenie formularza PIT-2.

W systemie SAP Fiori należy również potwierdzać obecność w przypadku pracy zdalnej stałej. Szczegółowe informacje dot. potwierdzania pracy zdalnej dostępne są pod adresem: Praca zdalna – elektroniczne potwierdzanie obecności na Fiori [PDF]

Portal samoobsługi pracowniczej (SAP ESS)

System SAP ESS umożliwia pracownikom Uniwersytetu Warszawskiego dostęp do informacji dotyczących zatrudnienia, m.in. wymiaru urlopu, deklaracji PIT oraz szczegółowych zestawień wynagrodzeń.

Dostęp do systemu: https://portal.sap.uw.edu.pl

Logowanie do systemu SAP ESS jest możliwe:

z komputerów znajdujących się w sieci UW,
z komputerów domowych po połączeniu z siecią UW za pomocą VPN.

Dane logowania (login i hasło) są przekazywane pracownikom UW drogą mailową podczas zakładania konta w systemie SAP przez Sekcję DAK UW.

Brak danych dostępowych lub problemy z logowaniem

Osoby, które nie posiadają lub nie pamiętają danych dostępowych do systemu SAP, proszone są o wykonanie poniższych kroków:

1. Wejść na stronę: https://www.mojekonto.uw.edu.pl
2. Zalogować się przy użyciu konta CAS (jak do systemu USOSweb).
3. Sprawdzić informacje dotyczące loginu do systemu SAP oraz Active Directory.
4. Przejść do portalu zgłoszeniowego: https://it.jira.uw.edu.pl
5. Zalogować się loginem z Active Directory i hasłem (możliwe do zmiany na stronie mojeKonto UW).

Zmiana hasła / odblokowanie konta SAP

Po zalogowaniu do systemu zgłoszeniowego:

1. Przejść do zakładki „DAK-SAP”.
2. Wybrać opcję „Zmiana hasła / odblokowanie konta SAP”.
3. Wpisać login SAP, wybrać SYSTEM SAP – ERP 400 oraz opcję „Nadanie nowego hasła”.
4. Nowe hasło zostanie wygenerowane w zgłoszeniu w systemie Jira.
5. Po otrzymaniu hasła należy zalogować się do portalu SAP i zmienić je na własne.

https://portal.sap.uw.edu.pl

Brak konta w systemie SAP

Osoby nieposiadające konta w systemie SAP proszone są o zgłoszenie tego faktu za pośrednictwem portalu: https://it.jira.uw.edu.pl

Docsense

Za pośrednictwem systemu Docsense mogą Państwo składać wnioski dotyczące świadczeń socjalnych, w tym:

  • wniosek o dofinansowanie wypoczynku pracownika oraz dzieci pracownika („wczasy pod gruszą”),
  • wniosek o przydział wczasów.

Szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://bssoc.uw.edu.pl/wypoczynek/

Aby złożyć wniosek, należy wejść na stronę: https://generator.ds.uw.edu.pl, a następnie wybrać opcję „Zaloguj kontem UW” i podać swój login oraz hasło.

Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Utwórz”, kliknąć przycisk „Nowy”, a następnie wybrać właściwy wniosek spośród dostępnych szablonów.

Moje konto UW:

Na stronie Moje Konto UW (logowanie kontem CAS) mogą Państwo zarządzać swoimi danymi dostępowymi, w tym zmieniać hasła do: Active Directory, CAS (USOS, logowanie UW), Eduroam, SAP, Zoom, Google oraz Office 365.

Za pośrednictwem tej strony istnieje również możliwość utworzenia adresu e-mail w domenie UW. Korzystanie z tego adresu jest obowiązkowe w komunikacji na Uniwersytecie Warszawskim (zgodnie z Zarządzeniem nr 279 Rektora UW z dnia 10 grudnia 2020 r. w sprawie poczty elektronicznej Uniwersytetu Warszawskiego).

Jira

Za pośrednictwem systemu Jira na Uniwersytecie Warszawskim można zgłaszać różnego rodzaju sprawy związane z funkcjonowaniem usług IT i wsparciem technicznym.

System umożliwia w szczególności:

  • zgłaszanie problemów technicznych (np. z dostępem do systemów, pocztą),
  • składanie wniosków o dostęp do usług i systemów informatycznych,
  • monitorowanie statusu zgłoszeń oraz postępu ich realizacji,
  • komunikację z działem wsparcia IT w ramach zgłoszenia,
  • przegląd historii zgłoszeń i podjętych działań.

Legitymacje pracownicze

Elektroniczna Legitymacja Służbowa Nauczyciela Akademickiego (ELN) – dla nauczycieli akademickich

Od 1 października 2020 roku obowiązuje nowy wzór legitymacji służbowej nauczyciela akademickiego. Ma ona postać plastikowej karty procesorowej z interfejsem.

Legitymacja poświadcza zatrudnienie na stanowisku nauczyciela akademickiego oraz uprawnienia do korzystania z 33% ulgi przy przejazdach: środkami publicznego transportu zbiorowego kolejowego w pociągach osobowych na podstawie biletów jednorazowych lub miesięcznych imiennych.

Na legitymacji służbowej nauczyciela akademickiego zakodowany jest klucz ZTM, umożliwiający zapisywanie na niej biletów komunikacji miejskiej, w tym m.in. „Karty Warszawiaka”. ELN może zostać aktywowana jako karta biblioteczna UW, jako karta dostępu do sal dydaktycznych oraz do pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia sportowe prowadzone przez Centrum Sportu i Rekreacji UW.

WAŻNE: W związku z wprowadzeniem ELN zaprzestaje się wydawania nauczycielom akademickim ELP (Elektronicznej Legitymacji Pracowniczej).

Szczegółowe informacje dotyczące nowego wzoru legitymacji służbowej nauczyciela akademickiego: https://www.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2022/11/lsna_uw-2.pdf

Tryb wydawania legitymacji

Legitymacja jest wydawana nauczycielowi akademickiemu na jego wniosek. Wnioski prosimy składać w Sekcji Spraw Pracowniczych (pokój nr 2.316 i 2.318).

W celu wydania legitymacji konieczne jest dostarczenie zdjęcia w postaci elektronicznej, spełniającego te same wymagania, co zdjęcie do dowodu osobistego, tj.:

  • zdjęcie powinno być aktualne;
  • tło powinno być gładkie i niejaskrawe, a kontur głowy powinien być wyraźnie widoczny. Niedopuszczalne jest, by w tle widać było cień fotografowanej osoby bądź inne rozpraszające uwagę szczegóły;
  • na zdjęciu nie można mieć nakrycia głowy, okularów z ciemnymi szkłami ani innych rzeczy, które mogłyby utrudnić rozpoznanie osoby. Zdjęcie powinno przedstawiać całą głowę, przedstawiać wizerunek nie dalej niż do górnej części barków, twarz powinna zajmować 70-80% zdjęcia;
  • twarz musi być skierowana prosto w obiektyw aparatu, głowa nie może być przekrzywiona. Zdjęcie powinno przedstawiać widoczny owal twarzy, bez półprofilu. Trzeba mieć naturalny wygląd twarzy, zamknięte usta oraz całkowicie widoczne brwi; oczy muszą być naturalnie otwarte, widoczne wraz ze źrenicami (nie mogą być zakryte przez włosy) i skierowane prosto w obiektyw; fryzura na zdjęciu może wystawać poza obrys zdjęcia;
  • zdjęcie powinno być w formacie JPEG lub PNG o wymiarach minimum 500 x 625 pikseli, co pozwala na wydrukowanie zdjęcia w rozmiarze 2 cm * 2,5 cm z odpowiednią jakością. Akceptowane są również zdjęcia o większych wymiarach spełniających powyższe proporcje.

Pełny opis wraz z przykładami można znaleźć pod adresem: https://obywatel.gov.pl/wyjazd-za-granice/zdjecie-do-dowodu-lub-paszportu

Opłata za wydanie legitymacji

Za wydanie legitymacji służbowej oraz jej duplikatu pobierana jest opłata w wysokości 22 zł. Wpłaty za legitymację należy dokonać na rachunek bankowy prowadzony w Banku Millenium S.A.:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
Nr rachunku: 22 1160 2202 0000 0004 7487 9525

W tytule przelewu: Opłata za ELN_imię i nazwisko

Prosimy o dołączenie do wniosku o wydanie legitymacji służbowej potwierdzenia wniesienia opłaty.

Elektroniczna Legitymacja Pracownicza (ELP) – dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi

  • Jest wydawana pracownikowi uczelni niezależnie od jego formy zatrudnienia (umowa o pracę na czas określony, nieokreślony, umowa-zlecenie).
  • Legitymacja jest wydawana na cztery lata lub krócej, zgodnie z terminem zatrudnienia pracownika (minimalny czas zatrudnienia: trzy miesiące od daty zlecenia ELP).
  • Elektroniczna Legitymacja Pracownicza może służyć jako bilet ZTM (na każdej legitymacji jest uruchomiona Warszawska Karta Miejska).
  • Elektroniczna Legitymacja Pracownicza posiada funkcję karty bibliotecznej BUW, uprawnia do wejścia do uniwersyteckiego Ogrodu Botanicznego i obiektów sportowych uczelni.
  • Zastosowanie ELP jest możliwe także w innych systemach: ELP jako karta dostępu do pomieszczeń na UW – dzięki temu rozwiązaniu jest umożliwiony dostęp do pomieszczeń biurowych z kontrolą dostępu dla osób uprawnionych.

Podróże służbowe

Podróże służbowe finansowane z projektów zewnętrznych (ERC, NCN, MEIN i inne)
Podróże służbowe finansowane z programów IDUB
Podróże służbowe finansowane ze środków Wydziału
Podróż służbowa samochodem prywatnym
Inne / FAQ

Podróże służbowe finansowane z projektów zewnętrznych (ERC, NCN, MEIN i inne)

Wszystkie formalności należy rozpocząć najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem; w razie pytań należy skontaktować się z Sekcją Obsługi Badań i Współpracy.

Podróż zagraniczna

Przed wyjazdem:

  1. Kontakt z biurem Travelbank w celu ustalenia dogodnego połączenia środkami komunikacji publicznej (samolotem, pociągiem, autobusem).

    Zakup biletów na podróże służbowe

    Ważne:
    * Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.
    ** W przypadku realizacji podróży samochodem prywatnym, należy postępować zgodnie z procedurą opisaną poniżej.
    *** Jeżeli finansowanie podróży jest złożone (pochodzi z różnych źródeł itp.), przed wyjazdem należy skontaktować się z Sekcją Finansową w celu uzgodnienia szczegółów.

    2.  

  2. Wypełnienie zlecenia zakupu biletu (lotniczego i/lub kolejowego i/lub autobusowego) zgodnie z wybranym połączeniem.
  3. Wypełnienie wniosku wyjazdowego zgodnie z wytycznymi
    wniosek_wyjazdowy_2012-12.docx
    akty prawne do ISAP-u
  4. Przesłanie zlecenia zakupu biletu i wniosku wyjazdowego do Sekcji Obsługi Badań drogą mailową lub osobiście.
     
    Ważne:
    * Zlecenie zakupu biletu oraz wniosek wyjazdowy wymagają podpisów Pełnomocnika Kwestora oraz Dziekana – dokumenty należy dostarczyć z odpowiednim wyprzedzeniem
    ** Zakup biletów nie jest procedowany bez poprawnie wypełnionego wniosku.

Po powrocie:

  1. Przesłanie na adres rozliczenia@adm.uw.edu.pl danych do rachunku kosztów podróży z:
    • datą i godziną wyjazdu/wylotu oraz powrotu,
    • informacją, czy organizator zapewniał posiłki,
    • fakturami (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.).
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc)

     
    Ważne: wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski. Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66

  2. Po wystawieniu przez Kwesturę rachunku kosztów podróży, podpisanie i przekazanie go do Sekcji Obsługi Badań wraz z oryginałami faktur i innych dokumentów wskazanych przez Kwesturę

Podróż krajowa

Przed wyjazdem:

  1. Wypełnienie druku delegacji (zlecenia wyjazdu służbowego) Polecenie-wyjazdu-sluzbowego-2024-2.docx. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    • imię i nazwisko, stanowisko oraz jednostka organizacyjna osoby delegowanej,
    • cel wyjazdu, miejsce lub miejsca docelowe oraz zadania do wykonania (np. udział w szkoleniu, konferencji),
    • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
    • termin wyjazdu i powrotu,
    • środek transportu,
    • podpis osoby zlecającej wyjazd.

    Ważne:
    * Zlecenie wyjazdu służbowego wymaga podpisów Pełnomocnika Kwestora oraz Dziekana – dokumenty należy dostarczyć z odpowiednim wyprzedzeniem
    ** Na Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży koleją wyłącznie II klasą PKP.
    *** Jeżeli finansowanie podróży jest złożone (pochodzi z różnych źródeł itp.), przed wyjazdem należy skontaktować się z Sekcją Finansową w celu uzgodnienia szczegółów.

W trakcie podróży:
Na druku delegacji należy uzyskać pieczęć i podpis organizatora (np. konferencji) w celu potwierdzenia pobytu.

Po zakończeniu podróży:

  1. Przekazanie do Sekcji Obsługi Badań wszystkich dokumentów rozliczeniowych, tj.:
    • informacja, czy organizator zapewniał posiłki,
    • druk delegacji podpisany przez organizatora wydarzenia,
    • faktury (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.).
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc)

    Ważne: wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski.
    Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66
    Numer identyfikatora wewnętrznego KSeF dla Wydziału Neofilologii: 5250011266-13303
    Adres e-mail: faktura.d133@uw.edu.pl

  2. Po wystawieniu przez Kwesturę rachunku kosztów podróży, podpisanie i przekazanie go do Sekcji Obsługi Badań wraz z oryginałami faktur i innych dokumentów wskazanych przez Kwesturę

Podróże służbowe finansowane z programów IDUB

Wszystkie formalności należy rozpocząć najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem; w razie pytań należy skontaktować się mailowo lub osobiście z p. Ewą Janukowicz (idub.neofilologia@uw.edu.pl; pok. 2.217).

Podróż zagraniczna realizowana w ramach projektu

Przed wyjazdem:

  1. Kontakt z biurem Travelbank w celu ustalenia dogodnego połączenia środkami komunikacji publicznej (samolotem, pociągiem, autobusem).

    Zakup biletów na podróże służbowe


    Ważne:
    * Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.
    ** W przypadku realizacji podróży samochodem prywatnym, należy postępować zgodnie z procedurą opisaną poniżej.
    *** Jeżeli finansowanie podróży jest złożone (pochodzi z różnych źródeł itp.), przed wyjazdem należy skontaktować się z Sekcją Finansową w celu uzgodnienia szczegółów.

    2.  

  2. Wypełnienie zlecenia zakupu biletu (lotniczego i/lub kolejowego i/lub autobusowego) zgodnie z wybranym połączeniem.
  3. Wypełnienie wniosku wyjazdowego zgodnie z wytycznymi.
    wniosek_wyjazdowy_2012-12.docx
    akty prawne do ISAP-u
  4. Przesłanie zlecenia zakupu biletu i wniosku wyjazdowego do p. Ewy Janukowicz (idub.neofilologia@uw.edu.pl; pok. 2.217) drogą mailową lub osobiście.
     
    Ważne:
    * Zlecenie zakupu biletu oraz wniosek wyjazdowy wymagają podpisów Pełnomocnika Kwestora oraz Dziekana – dokumenty należy dostarczyć z odpowiednim wyprzedzeniem
    ** Zakup biletów nie jest procedowany bez poprawnie wypełnionego wniosku.

Po powrocie:

  1. Przesłanie na adres rozliczenia@adm.uw.edu.pl danych i dokumentów do rachunku kosztów podróży:
    • datę i godzinę wyjazdu/wylotu oraz powrotu,
    • informacji, czy organizator zapewniał posiłki,
    • faktur (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.) – skany lub wersje elektroniczne
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc)

    Ważne:
    * Wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski.
    Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66

  2. Po wystawieniu przez Kwesturę rachunku kosztów podróży, podpisanie i przekazanie go, wraz z oryginałami faktur i innych dokumentów wskazanych przez Kwesturę, do p. Ewy Janukowicz (idub.neofilologia@uw.edu.pl, p. 2.217) z Sekcji Ekonomiczno-Finansowej.

Podróż krajowa

Przed wyjazdem:

  1. Wypełnienie druku delegacji (zlecenia wyjazdu służbowego) Polecenie-wyjazdu-sluzbowego-2024-2.docx. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    • imię i nazwisko, stanowisko oraz jednostka organizacyjna osoby delegowanej,
    • cel wyjazdu, miejsce lub miejsca docelowe oraz zadania do wykonania (np. udział w szkoleniu, konferencji),
    • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
    • termin wyjazdu i powrotu,
    • środek transportu,
    • podpis osoby zlecającej wyjazd.

    Ważne:
    * Zlecenie wyjazdu służbowego wymaga podpisów Pełnomocnika Kwestora oraz Dziekana – dokumenty należy dostarczyć z odpowiednim wyprzedzeniem
    ** Na Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży koleją wyłącznie II klasą PKP.
    *** Jeżeli finansowanie podróży jest złożone (pochodzi z różnych źródeł itp.), przed wyjazdem należy skontaktować się z Sekcją Finansową w celu uzgodnienia szczegółów.

W trakcie podróży:
Na druku delegacji należy uzyskać pieczęć i podpis organizatora (np. konferencji) w celu potwierdzenia pobytu.

Po zakończeniu podróży:

  1. Przekazanie do p. Ewy Janukowicz (idub.neofilologia@uw.edu.pl lub p. 2.217 p. Agnieszka Golec a.golec@uw.edu.pl, p. 2.215) wszystkich dokumentów rozliczeniowych, tj.:
    • informacja, czy organizator zapewniał posiłki,
    • druk delegacji podpisany przez organizatora wydarzenia,
    • faktury (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.).
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc)

    Ważne: wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski.
    Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66
    Numer identyfikatora wewnętrznego KSeF dla Wydziału Neofilologii: 5250011266-13303
    Adres e-mail: faktura.d133@uw.edu.pl

Podróże służbowe finansowane ze środków Wydziału

Wszystkie formalności należy rozpocząć najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem; przed ich podjęciem należy skontaktować się z Sekcją Ekonomiczno-Finansową.
 
Uwaga: realizacja wyjazdu lub poniesienie innych kosztów (np. opłaty konferencyjnej) bez uprzedniego uzyskania zgody na finansowanie skutkuje koniecznością ubiegania się o refundację, która pokrywa do 50% poniesionych kosztów.

1. Uzyskanie zgody na finansowanie
Pierwszym krokiem jest uzyskanie zgody Dziekana WNF na finansowanie wyjazdu. Odpowiednie pismo należy złożyć w Sekretariacie Instytutów i Katedr (SIiK, p. mgr Małgorzata Bednarek, Katarzyna Mróz, Barbara Walkiewicz – sekretariat.instytutow-katedr.wn@uw.edu.pl). Po uzyskaniu zgody Dziekana, skan podpisanego dokumentu zostanie przesłany do osoby wyjeżdżającej drogą mailową.

Podróż zagraniczna

Przed wyjazdem:

  1. Kontakt z biurem Travelbank w celu ustalenia dogodnego połączenia środkami komunikacji publicznej (samolotem, pociągiem, autobusem).

    Zakup biletów na podróże służbowe


    Ważne:
    * Od 19 lutego 2026 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem ww. Konsorcjum BPB Travelbank, e Travel.
    ** W przypadku realizacji podróży samochodem prywatnym, należy postępować zgodnie z procedurą opisaną poniżej.
    *** Jeżeli finansowanie podróży jest złożone (pochodzi z różnych źródeł itp.), przed wyjazdem należy skontaktować się z Sekcją Finansową w celu uzgodnienia szczegółów.

    2.  

  2. Wypełnienie zlecenia zakupu biletu (lotniczego i/lub kolejowego i/lub autobusowego) zgodnie z wybranym połączeniem.
  3. Wypełnienie wniosku wyjazdowego zgodnie z wytycznymi.
  4. Przesłanie zlecenia zakupu biletu i wniosku wyjazdowego do Sekretariatu Instytutów i Katedr p. 2.216 (sekretariat.instytutow-katedr.wn@uw.edu.pl) drogą mailową lub osobiście.
    Ważne: Zakup biletów nie jest procedowany bez poprawnie wypełnionego wniosku.

Po powrocie:

  1. Przesłanie na adres rozliczenia@adm.uw.edu.pl danych do rachunku kosztów podróży z:
    • datą i godziną wyjazdu/wylotu oraz powrotu,
    • informacją, czy organizator zapewniał posiłki,
    • fakturami (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.).
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc)

     
    Ważne: wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski. Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66

  2. Po wystawieniu przez Kwesturę rachunku kosztów podróży, podpisanie i przekazanie go do Sekretariatu Instytutów i Katedr p. 2.216 wraz z oryginałami faktur i innych dokumentów wskazanych przez Kwesturę

Podróż krajowa

Przed wyjazdem:

  1. Wypełnienie druku delegacji (LINK). Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    • imię i nazwisko, stanowisko oraz jednostka organizacyjna osoby delegowanej,
    • cel wyjazdu, miejsce lub miejsca docelowe oraz zadania do wykonania (np. udział w szkoleniu, konferencji),
    • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
    • termin wyjazdu i powrotu,
    • środek transportu,
    • podpis osoby zlecającej wyjazd.

    Ważne:
    Na Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży koleją wyłącznie II klasą PKP.

W trakcie podróży:
Na druku delegacji należy uzyskać pieczęć i podpis organizatora (np. konferencji) w celu potwierdzenia pobytu.

Po zakończeniu podróży:

  1. Przekazanie do Sekretariatu Instytutów i Katedr wszystkich dokumentów rozliczeniowych, tj.:
    • informacją, czy organizator zapewniał posiłki,
    • druk delegacji podpisany przez organizatora wydarzenia
    • faktury (np. za nocleg, opłatę konferencyjną itp.).
    • w przypadku korzystania z prywatnego samochodu, wypełniony formularz ewidencji przebiegu pojazdu (link)

    Ważne: wszystkie faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Warszawski.
    Dane do faktury:
    Uniwersytet Warszawski
    ul. Krakowskie Przedmieście 26/28,
    00-927 Warszawa
    NIP: 525-001-12-66
    Numer identyfikatora wewnętrznego KSeF dla Wydziału Neofilologii: 5250011266-13303
    Adres e-mail: faktura.d133@uw.edu.pl

  2. Po wystawieniu przez Kwesturę rachunku kosztów podróży, podpisanie i przekazanie go do Sekretariatu Instytutów i Katedr p. 2.216 wraz z oryginałami faktur i innych dokumentów wskazanych przez Kwesturę

Podróż służbowa samochodem prywatnym

W przypadku chęci wykorzystania własnego samochodu do celów służbowych, należy dopełnić następujących formalności:

Przed wyjazdem:

  • Uzyskanie skierowania do lekarza medycyny pracy w Sekcji Spraw Pracowniczych WN.
  • Odbycie wizyty w placówce CenterMed i uzyskanie zaświadczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdem.
  • Pobranie i podpisanie umowy (link) dotyczącej wykorzystania samochodu prywatnego oraz przekazanie jej do odpowiedniej sekcji (Sekcja Finansowo-Ekonomiczno-Finansowa / Sekcja Obsługi Badań / Sekretariat Instytutów i Katedr).
  • Pobranie druku ewidencji przebiegu pojazdu (Ewidencja_przebiegu_pojazdu-25_07_11.doc).

Po zakończeniu podróży:

  • Do rozliczenia podróży w Kwesturze należy dołączyć wypełniony druk ewidencji pojazdu oraz wszystkie inne dokumenty uprawniające do zwrotu poniesionych kosztów.

Ważne:
* Na termin wizyty w placówce CenterMed czeka się zazwyczaj kilka dni, dlatego procedurę tę należy rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem.
** Koszty benzyny nie podlegają oddzielnemu rozliczeniu na podstawie faktur – są one rozliczane ryczałtowo w ramach tzw. kilometrówki.

Inne / FAQ

Uiszczenie opłaty konferencyjnej przed wyjazdem

W przypadku konieczności opłacenia udziału w konferencji przez Kwesturę przed planowanym terminem wyjazdu, należy złożyć następujący komplet dokumentów:

1. Dokumentacja finansowa

  1. Pismo do Kwestury z prośbą o dokonanie opłaty (powinno zawierać: miejsce i termin wydarzenia, kwotę oraz pełne dane do przelewu).
  2. Potwierdzenie danych płatności przesłane przez organizatora.
  3. Faktura pro-forma wystawiona przez organizatora na Uniwersytet Warszawski.

2. Dokumenty wyjazdowe

WAŻNE:
* Wszystkie dokumenty wymagają uzyskania podpisów Pełnomocnika Kwestora oraz Dziekana. Zaleca się rozpoczęcie procedury z odpowiednim wyprzedzeniem względem terminu płatności wyznaczonego przez organizatora.

Wyjazdy w ramach programu Erasmus+

Procedury oraz terminy naborów zależą od charakteru wyjazdu. Szczegółowe informacje oraz aktualne ogłoszenia o konkursach znajdą Państwo pod poniższym linkiem:

Typy wyjazdów:

  • Wyjazdy dla nauczycieli akademickich (STA) – prowadzenie zajęć dydaktycznych
  • Wyjazdy dla pracowników administracji (STT) – cele szkoleniowe
  • Wyjazdy nauczycieli akademickich KA171 (STA) / pracowników KA171 (STT) – cele szkoleniowe

W przypadku pytań dotyczących kwalifikacji wyjazdów należy skontaktować się z koordynatorami programu w jednostkach wewnętrznych.

Dofinansowania

Dofinansowanie wypoczynku
Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych/soczewek kontaktowych

Dofinansowanie wypoczynku

Uniwersytet Warszawski oferuje dofinansowanie wypoczynku dla pracowników, emerytów/rencistów oraz doktorantów UW w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Świadczenie przysługuje raz w roku w jednej wybranej formie i obejmuje m.in. tzw. „wczasy pod gruszą”, wypoczynek zorganizowany wykupiony indywidualnie oraz pobyty w Ośrodkach UW. Szczegółowe zasady przyznawania dofinansowania określa Regulamin ZFŚS. Więcej informacji: Dofinansowanie wypoczynku

Wnioski o dofinansowanie wypoczynku

Warunkiem niezbędnym do uzyskania świadczenia dofinansowania wypoczynku dla pracowników jest prawidłowo złożony i zaakceptowany wniosek o urlop wypoczynkowy w systemie Fiori. Wniosek o dofinansowanie można złożyć dopiero po powrocie z ciągłego urlopu wypoczynkowego, który trwał min. 14 dni, wliczając do niego soboty, niedziele, święta i inne dni wolne od pracy. Wniosek należy złożyć za pośrednictwem strony: Elektroniczne wnioski o dofinansowanie wczasów

Więcej informacji: Elektroniczne wnioski o dofinansowanie wczasów pod gruszą

Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych/soczewek kontaktowych

Pracownikom i pracowniczkom Uniwersytetu Warszawskiego przysługuje dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych niezbędnych do pracy lub w przypadku pogorszenia wzroku. Maksymalna kwota dofinansowania wynosi 500 zł.

Zachęcamy do zapoznania się z Zarządzeniem nr 59 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 20 maja 2024 r. w sprawie określenia zasad dotyczących wyposażenia pracowników w szkła optyczne korygujące wzrok (tu podlinkowane zarządzenie https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/6990/M.2024.178.Zarz.59.pdf)

1. Skierowanie do lekarza medycyny pracy

W celu ubiegania się o dofinansowanie należy uzyskać skierowanie do lekarza medycyny pracy w Sekcji Spraw Pracowniczych.

2. Wizyta u lekarza medycyny pracy

Badanie medycyny pracy należy wykonać w placówce CenterMed: https://centermed.pl/uw

3. Złożenie dokumentów

Należy dostarczyć do Sekretariatu Instytutów i Katedr:

  • zaświadczenie lekarskie,
  • fakturę imienną za zakupione okulary korekcyjne,
  • potwierdzenie płatności (jeśli płatność była bezgotówkowa).

4. Zwrot kosztów

Zwrot kosztów następuje bezpośrednio na konto pracownika.

Urlopy

Urlopy naukowe
Inne urlopy naukowe
Urlop wypoczynkowy
Plan urlopowy
Urlop bezpłatny
Urlop dla poratowania zdrowia
Urlopy związane z rodzicielstwem

Urlopy naukowe

Płatny urlop naukowy na badania w okresie siedmiu lat zatrudnienia (art. 130 pkt 1 Ustawy)

Art. 130. Rektor może udzielić nauczycielowi akademickiemu:
1) posiadającemu co najmniej stopień doktora, w okresie 7 lat zatrudnienia w danej uczelni – płatnych urlopów naukowych w łącznym wymiarze nieprzekraczającym roku w celu przeprowadzenia badań;

Nauczyciele akademiccy posiadający co najmniej stopień doktora mogą ubiegać się o długi płatny urlop naukowy w celu przeprowadzenia badań.

Kluczowe zasady:

  • Wymiar urlopu: Łącznie do 12 miesięcy w ciągu 7 lat zatrudnienia na Uniwersytecie.
  • Decyzja: Urlopu udziela Rektor na umotywowany wniosek pracownika.
  • Termin składania: Wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby nie zakłócać toku pracy (szczególnie zajęć dydaktycznych).

Co powinien zawierać wniosek?

Dokument musi zostać zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego oraz Dziekana. We wniosku należy wskazać:

  • Planowany zakres i przedmiot prac badawczych.
  • Okres niezbędny do ich wykonania.
  • Oczekiwane efekty badań oraz sposób ich udokumentowania.

Wykorzystanie i przerwanie urlopu:

Urlop musi być wykorzystany zgodnie z celem, na jaki został udzielony. Jeśli wystąpią okoliczności uniemożliwiające prowadzenie badań (np. choroba, macierzyństwo lub pilna konieczność powrotu do dydaktyki), pracownik może – za zgodą Rektora – zrezygnować z urlopu lub zawiesić jego wykorzystanie na uzgodniony czas.

Inne urlopy naukowe

Płatny urlop naukowy na podst. art. 130 pkt 2 Ustawy

Art. 130. Rektor może udzielić nauczycielowi akademickiemu:
2) przygotowującemu rozprawę doktorską – płatnego urlopu naukowego w wymiarze nieprzekraczającym 3 miesięcy;

Płatny urlop naukowy na podst. art. 130 pkt 3 i 4 Ustawy

Art. 130. Rektor może udzielić nauczycielowi akademickiemu:
3) płatnego urlopu w celu odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego, uczestnictwa w konferencji, przeprowadzenia kwerendy, odbycia wizyty studyjnej, realizacji innego rodzaju działalności naukowej albo uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej;
4) płatnego urlopu w celu uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z Centrum Łukasiewicz lub instytutem Sieci Łukasiewicz.

Nauczyciel akademicki może otrzymać płatny urlop naukowy, o którym mowa w art. 130 pkt 3 i 4 Ustawy, w celu:

1) odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego;
2) uczestnictwa w konferencji;
3) uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej;
4) uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z Centrum Łukasiewicz lub instytutem Sieci Łukasiewicz

Formularz wniosku w/w urlopu naukowego znajduje się tutaj: Podanie o urlop naukowy [PDF]

Urlop wypoczynkowy

Wnioski o urlop wypoczynkowy mogą Państwo składać poprzez dedykowaną aplikację – portal fiori.sap.uw.edu.pl. Do portalu mogą się Państwo zalogować analogicznie jak do systemu SAP ESS portal.sap.uw.edu.pl. Z komputera domowego mogą się Państwo zalogować używając strony: gp.vpn.uw.edu.pl (i tutaj dane do logowania Active Directory), a następnie fiori.sap.uw.edu.pl. Jeśli hasło nie będzie działać poprawnie, wszystkie dane do logowania mogą Państwo znaleźć na stronie mojekonto.uw.edu.pl (tutaj logowanie jak do USOSa).

Po zalogowaniu się do systemu Sap fiori, w oknie głównym powinni Państwo wybrać po prawej stronie “Wniosek urlopowy”, wpisać datę urlopu, a następnie kliknąć na dole okienko “Zatwierdź”.

Po złożeniu wniosku o urlop powinien on pojawić się w okienku “Wnioski oczekujące” (na stronie głównej, na dole). Klikając w to okienko mogą Państwo sprawdzić na jakim etapie jest złożony wniosek tzn. czy czeka na akceptację bezpośredniego przełożonego czy przełożonego.

Po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonych powinni Państwo otrzymać informację mailową o tytule “Wniosek zatwierdzony”. Brak takiej informacji oznacza, że wniosek nie został skutecznie złożony.

Listę urlopów wypoczynkowych, a także innych nieobecności znajdą Państwo w portalu SAP ESS w okienku “Czas Pracy. Nieobecności”.

Plan urlopowy

Plany urlopowe mogą Państwo składać poprzez dedykowaną aplikację – portal fiori.sap.uw.edu.pl. Do portalu mogą się Państwo zalogować analogicznie jak do systemu SAP ESS portal.sap.uw.edu.pl. Z komputera domowego mogą się Państwo zalogować używając strony: gp.vpn.uw.edu.pl (i tutaj dane do logowania Active Directory), a następnie fiori.sap.uw.edu.pl . Jeśli hasło nie będzie działać poprawnie, wszystkie dane do logowania mogą Państwo znaleźć na stronie mojekonto.uw.edu.pl (tutaj logowanie jak do USOSa).

Po zalogowaniu się do systemu, po prawej stronie znajduje się informacja na temat przysługującego Państwu limitu dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania.
Aby złożyć plan urlopowy, należy wybrać zakładkę “Plany Urlopowe” (znajdującą się
z lewej strony), następnie zaznaczyć dni, w których chcieliby Państwo zaplanować urlop. System wymaga od pracownika zaplanowania minimum połowy przysługującego limitu dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Po zaplanowaniu urlopu lub urlopów należy kliknąć okienko “Wyślij” znajdujące się w dolnym, prawym rogu. Plan urlopów zostanie wówczas wysłany do akceptacji bezpośredniego przełożonego, a następnie przełożonego.

Uprzejmie przypominamy, że złożenie planu urlopowego nie jest tożsame ze złożeniem wniosku urlopowego.

Urlop bezpłatny

Na wniosek pracownika, Rektor może udzielić urlopu bezpłatnego (prywatnego). Urlop ten nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 Kodeksu Pracy).

Urlop dla poratowania zdrowia

Dla nauczyciela akademickiego, który nie ukończył 65 roku życia, zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, po co najmniej 10 latach zatrudnienia w uczelni. Łączny wymiar urlopu dla poratowania zdrowia w okresie całego zatrudnienia nie może przekroczyć roku. Jeżeli okres zatrudnienia nauczyciela akademickiego w Uniwersytecie jest krótszy niż 10 lat, do wymaganego okresu zatrudnienia zalicza się, na podstawie świadectwa pracy, okresy zatrudnienia w charakterze nauczyciela akademickiego w innych uczelniach.

W przypadku, gdy urlop dla poratowania zdrowia jest wykorzystywany w całości, kolejnego urlopu można udzielić nie wcześniej niż po upływie 3 lat od dnia zakończenia poprzedniego urlopu.

Wzór wniosku o urlop dla poratowania zdrowia: Urlop dla poratowania zdrowia [DOCX]

Urlopy związane z rodzicielstwem

Urlop macierzyński; urlop rodzicielski; urlop ojcowski; urlop wychowawczy; urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Więcej informacji dotyczących w/w urlopów: Link do strony BSP – Nieobecności: Urlopy związane z macierzyństwem

Druki do pobrania: Link do strony BSP – Związane z rodzicielstwem

Karty sportowo-rekreacyjne dla pracowników i doktorantów UW

Pracownicy i doktoranci Uniwersytetu Warszawskiego mogą skorzystać z dwóch programów sportowych VanityStyle. Do wyboru są: FitProfit i FitSport. Więcej informacji: Karty sportowo-rekreacyjne

Dla emeryta

Emeryci i renciści Uniwersytetu Warszawskiego mogą korzystać zarówno ze świadczeń socjalnych finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), jak i z oferty kulturalno-edukacyjnej przygotowanej przez Uczelnię.

W ramach dostępnych możliwości oferowane są m.in.:

  • Dofinansowanie wypoczynku – obejmujące zarówno wczasy w ośrodkach wypoczynkowych UW, jak i tzw. „wczasy pod gruszą”, czyli wypoczynek organizowany indywidualnie.
  • Wycieczki turystyczno-krajoznawcze – specjalnie organizowane wyjazdy dla emerytów i rencistów UW.
  • Zapomogi – wsparcie finansowe w przypadku trudnej sytuacji życiowej, zdarzeń losowych, choroby lub śmierci członka rodziny.
  • Aktywność sportowa – możliwość korzystania z karnetów, np. na basen, dostępnych w wybranych okresach (np. w semestrze letnim).
  • Pożyczki – emeryci i renciści UW mogą ubiegać się o pożyczki na zasadach określonych w Regulaminie ZFŚS.

Szczegółowe informacje, aktualne komunikaty oraz wzory wniosków udostępnia Biuro Spraw Socjalnych UW na swojej stronie internetowej: https://bssoc.uw.edu.pl/swiadczenia-socjalne/

Dodatkowo: osobie, która była zatrudniona w Uniwersytecie Warszawskim na stanowisku profesora przez okres nie krótszy niż 10 lat przysługuje status profesora emerytowanego. (Patrz: Zarządzenie nr 214 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 23 września 2020 r. w sprawie uprawnień emerytowanego profesora Uniwersytetu Warszawskiego – link: https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/5610/M.2020.405.Zarz.214.pdf)

Emerytowanemu profesorowi Uniwersytetu przysługują następujące uprawnienia:

  • korzystanie z systemu bibliotecznego oraz infrastruktury informatycznej na warunkach przysługujących pracownikom Uniwersytetu;
  • afiliowanie publikacji naukowych;
  • bezpłatny wstęp do Muzeum Uniwersytetu Warszawskiego oraz Ogrodu Botanicznego Uniwersytetu Warszawskiego.

Rezerwacja sal i dostęp do pomieszczeń

Szczegółowe informacje dotyczące rezerwacji sal i dostęp do pomieszczeń można uzyskać w Sekcji Dyrektora Administracyjnego.

Parking

Szczegółowe informacje dotyczące parkingu można uzyskać w Sekcji Dyrektora Administracyjnego