1. Na rozliczeniu kosztów podróży służbowej, delegowany powinien podać dokładne dane dotyczące miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
2. Wykaz dokumentów potwierdzających odbytą podróż służbową, potrzebnych do rozliczenia delegacji służbowej:
   • bilety PKP;
   • faktura za nocleg - w przypadku noclegu, w którego koszt wliczone jest wyżywienie (np. śniadanie), należy na odwrocie f-y podać taką informację;
   • faktura za opłatę konferencyjną - jeżeli została opłacona ze środków własnych pracownika, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
3. Do wszystkich dokumentów pokrywanych ze środków własnych delegowanego, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty oraz podać numeru rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu poniesionych kosztów;
4. W przypadku użytkowania pojazdu w podróży służbowej, do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu/Katedry, kopię umowę w sprawie używania pojazdu do podróży służbowych oraz orzeczenie lekarskie zaświadczające, o braku przeciwwskazań doprowadzenia samochodu dc. służbowych;
5. Polecenie wyjazdu składa się do sekcji finansowej Wydziału Neofilologii w celu rozliczenia kosztów podróży;
6. Rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:

• wniosek wyjazdowy w celu otrzymania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej np. diety, hotel...
• zamówienie na bilety
• polecenie przelewu zagranicznego.

Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją, to przed rozpoczęciem podróży służbowej, opłata konferencyjna może zostać opłacona przelewem. W takim przypadku delegowany pracownik składa wniosek adresowany do Kwestury UW, z prośbą o dokonanie opłaty konferencyjnej, następującej treści:

• „Uprzejmie proszę o dokonanie wpłaty w wysokości ………zł. tytułem opłaty konferencyjnej, w związku z udziałem w konferencji………, w terminie………………. Wpłaty należy dokonać dla ………..,(należy podać nazwę i adres organizatora konferencji), na konto ……………(należy podać numer rachunku bankowego organizatora, adres banku/SWIFT/IBAN). Opłata konferencyjna będzie opłacona ze środków:………”
• Podanie powinno być podpisane przez osobę występującą z wnioskiem oraz przez Dyrektora/Kierownika Jednostki,
• Do podania powinien być dołączony program konferencji lub zaproszenie, w którym organizator podaje swoje dane: nazwę i adres, nr rachunku bankowego do wpłaty należności, kwotę, termin zapłaty, tytuł przelewu,
• Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza się wypełniony druk „Przelew zagraniczny”,
• Dokonana zapłata opłaty konferencyjnej przez UW stanowi przedpłatę, którą należy rozliczyć w ciągu 14 dniu, po zakończeniu podróży służbowej dostarczając fakturę wystawioną przez organizatora.

Prosimy o dopilnowanie, aby faktury wystawione na adres ogólny Uniwersytetu Warszawskiego zawierały również nazwę Wydziału Neofilologii.

Delegowany dokonuje zamówienia biletów w firmie, z którą obecnie zawarta jest umowa na zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów – WhyNotTravel. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej delegowany wypełnia druk "Zlecenie zakupu biletu" lub "Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą" i wysyła do biura podróży.

Wypełniony i podpisany przez delegowanego oraz bezpośredniego przełożonego wniosek wyjazdowy, należy złożyć w Sekcji Finansowej Wydziału Neofilologii przed rozpoczęciem wyjazdu.

Dokumenty przekazywane są do Kwestury - Sekcji Obrotu Zagranicznego, ul. Karowa 20, pok. 406 - IV piętro), gdzie najwcześniej na 7 dni przed planowanym wyjazdem, osoba delegowana może odebrać zaliczkę na wyjazd w kasie lub przelewem na rachunek bankowy podany we wniosku.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Rozliczenie odbywa się w Kwesturze - Sekcji Obrotu Zagranicznego, ul. Karowa 20, IV p. pokój nr 406.

Informacje potrzebne do rozliczenia wyjazdu:

• godzina rozpoczęcia podróży (godzina startu samolotu/ odjazdu pociągu ), godzina zakończenia podróży (godzina lądowania samolotu/przyjazdu pociągu),
• liczba śniadań w hotelu, liczba obiadów i kolacji zapewnionych przez zapraszających,
• dokumenty: faktura za hotel, faktura za konferencję, inne faktury potwierdzające poniesione koszty związane z wyjazdem).

1. Wniosek wyjazdowy
2. Rachunek kosztów podróży
3. Dane do przelewu zagranicznego
4. Zlecenie zakupu biletu
5. Zlecenie zakupu na przelot tanią linią lotniczą
6. Rozporządzenie Rektora Nr 28 w sprawie zasad rozliczania wyjazdów zagranicznych M.2011.157 Zarz.28

Faktura potwierdzająca poniesiony dla UW zakup materiałów lub usług, musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

Na odwrocie faktury powinien znajdować się :

• opis merytoryczny uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi,
• nazwa jednostki dokonującej zakupu,
• prawidłowe źródło finansowania,
• jeśli zakupu dokonano na potrzeby projektu, należy podać numer i datę zawarcia umowy, nazwę projektu, podpis kierownika projektu,
• podpis osoby odpowiedzialnej za zakup,
• akceptacja Dyrektora/Kierownika Wydziału/Instytutu
• jeżeli wartość zakupu materiałów bądź usługi przekracza 1200,00 złotych wymagana jest zgoda Dziekana i podpisanie umowy z dostawcą

Jeżeli faktura została opłacona z własnych środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu lub dowód zapłaty oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki.

Termin zapłaty faktury przelewem, powinny wynosić 30 dni.

Na fakturze musi się znajdować rachunek bankowy, zgodny z „biała listą podatników” oraz obsługujący system podzielonej płatności.

Link do strony gdzie możemy sprawdzić czy dane dostawcy są prawidłowe:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

W przypadku zakupów dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku vat,  faktura powinna zawierać wskazanie przepisu ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie.

W przypadku zakupu:

1. Środków trwałych - do faktury należy dołączyć dokument OT  ( Załącznik nr 1 ) w 2-ch egzemplarzach, gdzie podajemy nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za zakupiony sprzęt. Numer inwentarzowy nadaje Sekcja Finansowa Wydziału.

W przypadku zakupu z wykorzystaniem zamówień publicznych w sprawie procedury przetargowej należy się kontaktować z Działem Zamówień Publicznych:  Paulina Chudzicka - starszy specjalista: tel. 55-20-831, Agnieszka Zawistowska - specjalista: tel. 55-22-508.

2. Środków trwałych o niskiej wartości – w ramach prowadzonych zadań inwestycyjnych realizowanych w czasie, do faktury należy dołączyć dokument Protokół Odbioru w 2-ch egzemplarzach gdzie podajemy nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej (Załącznik nr 2). Numer inwentarzowy nadaje Sekcja Finansowa Wydziału Neofilologii.
3. Środków trwałych o niskiej wartości - numer inwentarzowy nadaje Sekcja Finansowa Wydziału Neofilologii, zapisując go na odwrocie faktury a osoba materialnie odpowiedzialna składa swój podpis.
4. Wartości niematerialnej i prawnej - do faktury należy dołączyć dokument Protokół Odbioru w 2-ch egzemplarzach gdzie podajemy nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej

Załączniki:

1. Protokół odbioru
2. OT
3. Zarządzenie rektora nr 94 z dnia 09.09.2019 dot. ST

1. Wystawienie noty wewnętrznej przez inną jednostkę uniwersytecką (Uniwersytetu Warszawskiego) wynikającej z zamówienia na materiały bądź usługi (np. udziału w konferencji naszego pracownika na innym Wydziale UW) powinno być poprzedzone złożeniem Zamówienia Wewnętrznego Do Noty wewnętrznej podpisanego przez (Zleceniodawcę- Nabywcę) – z ramienia Wydziału Neofilologii – Kierownika Jednostki oraz Pełnomocnika Kwestora.
2. Wydział Neofilologii wystawia notę wewnętrzną (np. jest organizatorem konferencji) na podstawie zamówienia podpisanego przez Kierownika Jednostki oraz Pełnomocnika Kwestora (Zleceniodawcy-Nabywcy) – innej jednostki UW.
3. Nota wewnętrzna UW wystawiona przez inną jednostkę UW dla Wydziału Neofilologii powinna być opisana i podpisana przez Dyrektora/Kierownika Jednostki Wydziału Neofilologii –(Zleceniobiorcę -Wystawcę).

Załączniki:

1. Zamówienie wewnętrzne do noty wewnętrznej

1. 1. Regulacje określają zasady organizacji konferencji, sesji, sympozjów lub innych imprez naukowych (dalej w skrócie "konferencji") na Wydziale Neofilologii Uniwersytetu Warszawskiego, w zakresie ich:
      • organizowania,
      • prowadzenia,
      • finansowania,
      • rozliczania kosztów.
   2. Konferencje mogą posiadać status: krajowej lub międzynarodowej. Status konferencji określają organizatorzy, w zależności od problematyki, składu rady programowej oraz planowanych uczestników.
   3. Odpowiedzialność za organizowanie, prowadzenie, finansowanie i rozliczanie kosztów konferencji ponosi organizator.
   4. Organizator konferencji nie może przekroczyć kosztów zawartych w kosztorysie. Kosztorys należy sporządzić przed organizacją konferencji. Do całkowitych kosztów konferencji należy wliczyć wszelkie koszty bezpośrednie konieczne dla realizacji konferencji.
   5. Podstawą rozliczenia finansowego konferencji są faktury VAT (rachunki), noty za usługi i materiały, kupowane na potrzeby konferencji. Opracowane, sprawdzone merytorycznie faktury VAT (rachunki) i noty za materiały i usługi na potrzeby konferencji powinny być dostarczane do Sekcji Finansowej Wydziału na bieżąco, najpóźniej w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji.
   6. Organizator jest zobowiązany poinformować pisemnie dyrektora instytutu/ kierownika katedry oraz prodziekan ds. naukowych wydziału o zamiarze przeprowadzenia konferencji i złożenia „Preliminarza konferencji” co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, oraz przed dokonaniem 1-szego zakupu.
   7. Całość lub część kosztów konferencji może być finansowana m.in. z wpisowego, środków pozyskanych na badania naukowe i prace rozwojowe, darowizn i sponsoringu.
   8. W wypadku finansowania całości lub części kosztów konferencji z dotacji na badawczą działalność statutową konieczne jest przeznaczenie we wniosku na realizację zadania badawczego określonych środków na finansowania konferencji w ramach realizacji konkretnego tematu badawczego.
   9. Organizator, może ustalać dla uczestników konferencji opłatę wynikającą z kalkulacji kosztów uczestniczenia w wymienionych przedsięwzięciach. Wysokość opłaty powinna zależeć przede wszystkim od kosztów:
      • wytworzenia materiałów konferencyjnych,
      • publikacji referatu konferencyjnego,
      • wyżywienia,
      • zakwaterowania uczestników.
   10. Organizator konferencji zobowiązany jest do stworzenia listy uczestników, którzy będą chcieli uzyskać fakturę jeszcze przed rozpoczęciem konferencji.
   11. Faktura może być wystawiona tylko na właściciela konta, z którego dokonano przelewu. Uczestnicy, którzy chcą uzyskać fakturę na instytucję, powinni poprosić o przelew delegującą ich instytucję. Jeśli ten rodzaj płatności jest niemożliwy, sugerujemy opłacenie konferencji przekazem pocztowym w imieniu swojej instytucji.
   12. Zgodnie z komunikatem Kwestora 7/2017 z 07 sierpnia 2017 roku przy wpłacie osoby fizycznej wystawienie faktury na instytucję jest niedopuszczalne.
   13. Fakturę dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawia się jedynie na żądanie tych osób (art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT).
   14. Wpłat w PLN należy dokonywać na złotówkowe konto bankowe Instytutu/Katedry, a wpłat w obcej walucie na ogólne konto bankowe Uniwersytetu Warszawskiego:

Bank Millennium SA PL 64 1160 2202 0000 0000 6084 9207 SWIFT: BIGBPLPWXXX

1. Wydział nie pobiera narzutu z tytułu przychodów z konferencji (opłat konferencyjnych, sponsoringu itp.) oraz nie dofinansowuje organizacji, przeprowadzenia konferencji, przygotowania do publikacji i publikacji materiałów pokonferencyjnych.
2. Jeżeli organizatorem lub głównym współorganizatorem konferencji jest jednostka spoza UW, wynajem sal jest odpłatny wg ustalonego cennika i w porozumieniu z Panią Krystyną Kochman (administratorem budynku Dobra 55 – tel.wew.26-029).
3. Rezerwacja sal na konferencje odbywa się za wiedzą i zgodą władz Dziekańskich.